Veel ondernemers denken geld te besparen door IT-uitgaven uit te stellen of voor goedkope oplossingen te kiezen. Wat op korte termijn een slimme besparing lijkt, pakt op lange termijn vaak duurder uit. Ze merken dat gebrekkige IT hen ongemerkt veel geld kost door verloren tijd, gemiste kansen en onnodige risico’s.
1. Verloren productiviteit vreet geld
Je medewerkers verliezen elke dag kostbare tijd. Niet alleen door trage computers en haperende printers, maar ook door inefficiënte werkprocessen. Ze zoeken wachtwoorden op, kunnen bestanden niet vinden of doen werk dubbel omdat systemen niet goed op elkaar aansluiten.
Neem Laurens van N.E.D. International hier in Amsterdam-Zuidoost. Hij vertelde ons hoe hij vroeger alle IT-problemen zelf probeerde op te lossen: “Op een gegeven moment werd dat een dagvullend proces. Ik kon mijn eigen werk niet meer doen.”
Een rekenvoorbeeld maakt het duidelijk: als elk van je twintig medewerkers dagelijks een kwartier verliest door trage systemen en inefficiënte processen, kost dat je bedrijf per jaar meer dan 1.200 werkuren! Omgerekend is dat bijna een voltijds medewerker die je betaalt om naar laadschermen te kijken en bestanden te zoeken.
2. Te laat reageren op kansen kost omzet
De markt verandert snel. Met verouderde systemen mis je kansen omdat je niet snel genoeg kunt schakelen. Een nieuwe samenwerking opzetten, aansluiten op een online platform of je werkprocessen aanpassen – het duurt allemaal langer dan bij je concurrenten met moderne systemen.
Veel ondernemers merken pas hoe beperkend hun oude IT is als ze willen groeien. Dan blijkt dat hun systemen die groei niet aankunnen. Denk aan het snel een offerte voor een klant maken met meerdere collega’s, waarbij je niet met elkaar in een document kan werken. Of een webshop die offline is door technische beperkingen, dat kost je veel gemiste omzet.
Als je doorwerkt met oude hardware, loop je bovendien het risico dat apparatuur het plotseling begeeft. Dan kunnen je mensen ineens niet meer werken en loop je direct omzet mis. Oudere besturingssystemen maken je ook kwetsbaar voor aanvallen en virussen. In deze tijd is dat simpelweg niet meer verantwoord.
3. Beveiligingsrisico’s kunnen je de das om doen
Veel ondernemers denken dat ze geen interessant doelwit zijn voor hackers. Het tegendeel is waar. Juist kleinere bedrijven zijn aantrekkelijk omdat ze vaak minder goed beveiligd zijn. Voor cybercriminelen ben je gewoon een zakelijke kans – ze kijken waar ze met de minste moeite het meeste geld kunnen verdienen.
Het gevaarlijke is dat je vaak niet eens weet dat je slachtoffer bent van een cyberaanval. We zien steeds vaker dat hackers je systemen infecteren met ogenschijnlijk onschuldige software. Die wordt pas later geactiveerd om data te stelen of andere systemen aan te vallen. Waar we vroeger vooral te maken hadden met ransomware die je bestanden versleutelde voor losgeld, zijn de aanvallen nu veel geniepiger.
4. Losse systemen kosten meer dan je denkt
Bij veel groeiende bedrijven zien we een wirwar aan verschillende systemen die niet met elkaar praten. Voor elk nieuw proces wordt een aparte applicatie aangeschaft. Het resultaat? Medewerkers die gegevens handmatig moeten overtypen, dubbel werk en onnodige fouten. Ook de licenties en het onderhoud kosten veel geld.
Een centraal beheersysteem voor alle werkplekken, inclusief mobiele apparaten, maakt je bedrijf minder kwetsbaar. Je wilt niet dat belangrijke bedrijfsgegevens verspreid raken over losse laptops van medewerkers, met het risico op diefstal of verlies. Met één geïntegreerd systeem bespaar je niet alleen op licenties en onderhoud, maar zorg je ook voor betere beveiliging van je data.
Het vervangen van al die losse systemen door één geïntegreerde oplossing kost geld. Maar reken ook eens uit wat je nu kwijt bent aan verschillende abonnementen en licenties. Tel daar de tijd bij op die je medewerkers besteden aan het handmatig overzetten van gegevens. Dan verdien je zo’n investering heel snel terug.
5. Ontevreden klanten kosten je business
Je IT heeft direct invloed op de tevredenheid van je klanten. Trage reacties, fouten in orders of het niet kunnen bieden van moderne diensten zorgen ervoor dat klanten overstappen naar de concurrent.
Klanten verwachten steeds meer digitaal gemak. Als jij dat niet kunt bieden omdat je systemen verouderd zijn, zoeken ze een leverancier die dat wel kan. In deze tijd van online reviews kan één ontevreden klant je meer kosten dan je denkt.
Beginnen met verbeteren
Je hoeft niet alles in één keer aan te pakken. Begin met het in kaart brengen van je grootste pijnpunten. Waar verlies je nu al geld? Wat kost je de meeste tijd? Maak daarna een plan waarin je stap voor stap verbetert.
De eerste stap kan zo simpel zijn als het optimaliseren van je huidige systemen of het trainen van je medewerkers. Het belangrijkste is dat je IT gaat zien als een investering in de groei van je bedrijf, niet als kostenpost.
Wil je weten waar jouw bedrijf staat? Loop eens bij ons binnen voor een kop koffie. We denken graag met je mee over hoe je deze verborgen kosten kunt aanpakken.
Kop koffie doen?
Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel: +31 (0)20 423 0936
E-mail: info@syntomax.com
Foto door Artem Podrez, pexels.com
